Prevé, Protégete, Presupuesta

¿Cuánto dinero generará tu empresa el siguiente mes? ¿Qué porcentaje de tu ingreso se va con tus costos y gastos? ¿Cuánto flujo de efectivo tiene tu empresa para invertir el siguiente mes? En caso de que no puedas contestar estas preguntas lamentamos decirte que estás en peligro de ser parte del 80% de empresas mexicanas que cierran antes de cumplir los 5 años de operación.

Según la Asociación de Emprendedores de México, aproximadamente el 73% de los fracasos de empresas en México es debido a temas relacionados con una mala administración del flujo de efectivo. Esto se debe entre muchas otras razones a que los empresarios inflan sus gastos de forma considerable, no cumplen metas de venta, pero mantienen su base de gastos, gastan sus utilidades sin contemplar el futuro, entre otros. A pesar de que estos problemas son muy comunes en México, estos tienen una solución simple, la respuesta está en presupuestar.

¿Qué es un presupuesto?

De acuerdo con la Banca de Desarrollo, Nacional Financiera, un presupuesto “es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.” En términos simples, presupuestar es simplemente hacer una estimación fundamentada sobre el futuro de las finanzas de tu empresa.

La siguiente gráfica demuestra la cantidad de pequeña y mediana empresas que hacen un proceso de presupuestar:

Gráfica. Tamaño de Empresa vs Proceso de Presupuesto

Fuente: Tabla realizada por Quantum con información de Clutch.

Como se puede observar en la gráfica anterior, el 74% de las empresas con menos de 10 empleados no suelen tener procesos establecidos de presupuesto, el cual es muy aproximado al 73% de empresas que fracasan por su mala administración del flujo de efectivo. Un presupuesto efectivo te brindará las herramientas necesarias para dar un seguimiento óptimo del desempeño financiero de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de realizar tu presupuesto?

Realizar un presupuesto no solamente es un intento de predecir qué es lo que puede pasar, para hacer un presupuesto se requiere recabar y analizar información histórica y hacer una estimación sustentada con datos concretos. De acuerdo con la revista Small Business Trends, la siguiente gráfica demuestra la eficacia de los procesos presupuestarios de pequeñas empresas:

Gráfica. Eficacia de Presupuesto en Pequeñas Empresas

Fuente: Tabla realizada por Quantum con información de SBT

Lo que podemos interpretar de la gráfica antes mostrada es que de las empresas que realizaron su proceso de presupuesto aproximadamente el 64% estimó tener resultados positivos.

Un presupuesto robusto nos permite obtener los siguientes beneficios:

• Establecer objetivos de ventas y metas financieras

• Visualizar el impacto de costos, gastos, inversiones e impuestos

• Facilitar financiamiento de bancos

¿Cómo puedes hacer tu presupuesto en cinco pasos?

• Paso 1: Haz un presupuesto de sus fuentes de ingreso

Primero uno debe averiguar cuánto dinero está generando tu empresa cada mes y de dónde proviene ese dinero. Independientemente de la cantidad de fuentes de ingresos que se tengan, asegúrate de tener en cuenta todos y cada una de las entradas de dinero que tiene tu negocio; la suma de todas esas fuentes de ingreso te dará una idea clara de los ingresos mensuales totales y más importante su respectiva estacionalidad según el giro de su empresa.

• Paso 2: Determina los Gastos Fijos

Una vez que se tenga control sobre los ingresos, es hora de controlar los gastos, comenzando con aquellos que son fijos. Estos son aquellos que permanecen iguales de un mes a otro. Esto puede incluir gastos como la renta, el pago de internet, gastos de nómina, entre otros. Al revisar los gastos es importante analizar cuales se han mantenido iguales para así catalogarlos como gastos fijos.

• Paso 3: Suma tus Gastos Variables

Por otra parte, los gastos variables no son constantes como su nombre lo indica, y estos variarán según el desempeño y la actividad específica a la que se dedique tu empresa. Estos pueden incluir cosas como servicios públicos basados en el uso (como electricidad o gas), gastos de logística o comisiones de ventas.

Los gastos variables, cambiarán de un mes a otro según el nivel de sus ingresos, cuando estos sean más altos de lo esperado, se entenderá que los gastos se incrementen en la misma proporción y viceversa.

Con el tiempo, será capaz de darse una idea de cómo estos gastos fluctúan con el desempeño de su negocio y durante ciertos meses, lo que puede ayudarlo a hacer proyecciones financieras más precisas y presupuestar correctamente.

• Paso 4: Anticipa los gastos únicos

Muchos de sus gastos serán gastos regulares que paga cada mes, ya sean gastos fijos o variables. Pero también hay gastos que ocurrirán con mucha menos frecuencia. No olvides incluir también estos gastos en tu presupuesto.

Si sabes que tienes gastos únicos en el futuro como una capacitación o equipo de oficina, agregalos a tu presupuesto para reservar los recursos necesarios para cubrir esos gastos y proteger tu negocio de una carga monetaria repentina.

Además de agregar gastos únicos planificados a tu presupuesto, también debes agregar un ahorro para cubrir cualquier compra o gasto no planeado, cómo reparar un teléfono celular dañado o contratar a un consultor de TI para lidiar con una brecha de seguridad.

De esa manera, cuando surja un gasto inesperado estará preparado

• Paso 5: Recaba toda la información

Una vez recabada toda tu información de ingresos y gastos es momento de proyectarla y colocarla de manera mensual la intensión de esto será comparar el flujo de efectivo que entra a la empresa (ingresos) contra el flujo de efectivo que sale (gastos) y de esta manera determinar la rentabilidad mes a mes por el periodo de un año como mínimo.

Contactanos en Quantum Consulting para que podamos ayudarte con la elaboración y seguimiento de tu presupuesto.